Đôi khi ngồi chờ ở đâu đó trong bệnh viện, nếu để ý quan sát những hoạt động đang diễn ra sẽ thấy rất nhiều điều tương đồng với việc quan sát một qui trình ở một quán cafe.
Chiều nay vào bệnh viện, thử quan sát qui trình khám bệnh ở khu ngoại trú:
1/ đăng kí khám (nhân viên đăng kí sẽ hỏi khám gì, và chuyển đến phòng khám tương ứng) (3 phút)
Chiều nay vào bệnh viện, thử quan sát qui trình khám bệnh ở khu ngoại trú:
1/ đăng kí khám (nhân viên đăng kí sẽ hỏi khám gì, và chuyển đến phòng khám tương ứng) (3 phút)
2/ bệnh nhân đi chuyển đến phòng khám (8 phút)
3/ Chờ kêu tên vào khám (10 phút)
4/ Đo huyết áp (5 phút)
5/ Khám và ghi toa (10 phút)
6/ Di chuyển đi lấy thuốc (10 phút)
7/ Chờ lấy thuốc (15 phút)
8/ Lấy thuốc (5 phút)
Ở qui trình này có 2 vấn đề:
1/ Vấn đề value-added time: Tổng cộng bệnh nhân tốn hết 66 phút để hoàn tất qui trình. Nhưng thật chất qui trình này chỉ có các bước 1, 4, 5, 8 là đáng để đi, tổng cộng chỉ có 22 phút (Tỉ lệ Value-added/Total time = 33%). Đây là vấn đề liên quan đến Inventory và Non-added value, chúng tôi sẽ nói đến trong một bài khác, nhưng các bạn nhớ là Inventory và Non-added value là những nơi thừa thải cần cắt giảm để qui trình gọn nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả hơn và chất lượng hơn. Cần nhớ là "thời gian di chuyển" không những là gánh nặng đối với bệnh nhân, mà còn tiêu tốn nguồn lực của qui trình.
1/ Vấn đề value-added time: Tổng cộng bệnh nhân tốn hết 66 phút để hoàn tất qui trình. Nhưng thật chất qui trình này chỉ có các bước 1, 4, 5, 8 là đáng để đi, tổng cộng chỉ có 22 phút (Tỉ lệ Value-added/Total time = 33%). Đây là vấn đề liên quan đến Inventory và Non-added value, chúng tôi sẽ nói đến trong một bài khác, nhưng các bạn nhớ là Inventory và Non-added value là những nơi thừa thải cần cắt giảm để qui trình gọn nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả hơn và chất lượng hơn. Cần nhớ là "thời gian di chuyển" không những là gánh nặng đối với bệnh nhân, mà còn tiêu tốn nguồn lực của qui trình.
2/ Bottleneck:
|
Thông thường một qui trình có 3 thông số cơ bản nhất:
- Processing time: thời gian thực hiện mỗi hoạt động trong qui trình (resource).
- Capacity (công suất) của mỗi resource
(được tính bằng number-of-people/processing time)
- Flow rate: bao nhiêu sản phẩm sẽ được tạo ra trong một đơn vị thời gian (bằng công suất của resource có công suất thấp nhất)
Trong qui trình này, công suất của các khâu Đăng kí, Đo HA, Khám, Lấy thuốc lần lượt là: 20, 12, 6, 12 (khách hàng/giờ). Như vậy, công suất tại khâu Khám là thấp nhất (6), nên toàn bộ qui trình này chỉ có công suất là 6, tức là công suất tại nơi có công suất thấp nhất. Nơi có công suất thấp nhất được gọi là Bottleneck.
Nói một cách khác, công suất của một qui trình được quyết định tại bottleneck, và mọi đầu tư vào các khâu khác bottleneck để tăng công suất chỉ là vô ích.
Muốn cải thiện tăng công suất qui trình này (nói nôm na là: muốn qui trình này phục vụ được nhiều khách hơn), cơ bản nhất là phải tăng công suất tại bottleneck, thông thường nhất là tăng nhân viên hoặc giảm processing time. (Trong trường hợp này: có thể tăng bác sĩ khám bệnh, hoặc tìm cách làm giảm khối lượng công việc bác sĩ, hoặc tìm cách giúp bác sĩ làm nhanh hơn...)
Trong qui trình này, công suất của các khâu Đăng kí, Đo HA, Khám, Lấy thuốc lần lượt là: 20, 12, 6, 12 (khách hàng/giờ). Như vậy, công suất tại khâu Khám là thấp nhất (6), nên toàn bộ qui trình này chỉ có công suất là 6, tức là công suất tại nơi có công suất thấp nhất. Nơi có công suất thấp nhất được gọi là Bottleneck.
Nói một cách khác, công suất của một qui trình được quyết định tại bottleneck, và mọi đầu tư vào các khâu khác bottleneck để tăng công suất chỉ là vô ích.
Muốn cải thiện tăng công suất qui trình này (nói nôm na là: muốn qui trình này phục vụ được nhiều khách hơn), cơ bản nhất là phải tăng công suất tại bottleneck, thông thường nhất là tăng nhân viên hoặc giảm processing time. (Trong trường hợp này: có thể tăng bác sĩ khám bệnh, hoặc tìm cách làm giảm khối lượng công việc bác sĩ, hoặc tìm cách giúp bác sĩ làm nhanh hơn...)
Nếu thêm 2 bác sĩ khám, thì công suất tại khâu khám sẽ là 18KH/giờ, bottleneck sẽ rơi vào khâu đo HA và lấy thuốc, chứ không còn là khâu khám bệnh nữa, công suất của toàn bộ qui trình vẫn chỉ là 12 KH/giờ (= công suất tại khâu đo HA hoặc lấy thuốc). Như vậy 1 bác sĩ đã dư, có nên bớt 1 bác sĩ?
Nếu bớt 1 bác sĩ, công suất của qui trình là 12 KH/giờ.
Còn nếu vẫn giữ nguyên 3 bác sĩ, người quản lý sẽ phải tìm ra cách nào đó tăng công suất tại khâu đo HA và khâu lấy thuốc sao cho công suất tại 2 nơi đó là 18 KH/giờ (nhắc lại: bằng cách thêm người làm, hoặc giảm processing time). Đổi lại, người quản lý đó có được qui trình có công suất là 18, cao hơn qui trình cũ.
Nếu bớt 1 bác sĩ, công suất của qui trình là 12 KH/giờ.
Còn nếu vẫn giữ nguyên 3 bác sĩ, người quản lý sẽ phải tìm ra cách nào đó tăng công suất tại khâu đo HA và khâu lấy thuốc sao cho công suất tại 2 nơi đó là 18 KH/giờ (nhắc lại: bằng cách thêm người làm, hoặc giảm processing time). Đổi lại, người quản lý đó có được qui trình có công suất là 18, cao hơn qui trình cũ.
Các bạn vẫn còn phân vân: bệnh viện liên quan gì đến quán cafe, đọc tiếp đoạn sau nhé:
Hôm nay vào quán cafe mà chán, order thử 1 cái bánh nướng rồi ngồi quan sát thử họ làm việc thế nào.
Đầu tiên vào order và trả tiền với nhân viên 1: 30 giây. Nhân viên 2 lấy bánh tươi mất 10 giây, bỏ vào lò nướng mất 2 phút. Nhân viên 3 lấy bánh ra và gói mất 1 phút. Thử phân tích cái qui trình này:
| Activity | order-pay | lấy bánh | nướng | gói |
| processing time(minute) | 0.5 | 0.17 | 2 | 1 |
| number of employee | 1 | 1 | 1 | 1 |
| capacity per minute | 2 | 6 | 0.5 | 1 |
| Flow rate per minute | 0.5 |
Như vậy với qui trình này, công suất của khâu order-pay là 2 cái bánh/phút; của khâu lấy bánh là 6 bánh/phút; của khâu nướng là 0.5 bánh/phút; của khâu gói là 1 bánh/phút. Như vậy, activity "Nướng bánh" là có công suất thấp nhất (bottleneck), cho nên, xét toàn bộ qui trình này chỉ có khả năng tạo ra 0.5 bánh/phút.
Muốn cải thiện qui trình này, một cách cơ bản là phải tăng năng suất tại bottleneck (tăng số lượng người làm việc (trong trường hợp này là máy nướng), hoặc giảm processing time (ví dụ trong trường hợp này là mua máy mới hơn để hoạt động nhanh hơn).
Muốn cải thiện qui trình này, một cách cơ bản là phải tăng năng suất tại bottleneck (tăng số lượng người làm việc (trong trường hợp này là máy nướng), hoặc giảm processing time (ví dụ trong trường hợp này là mua máy mới hơn để hoạt động nhanh hơn).
Bạn thử phân tích một qui trình đơn giản nào đó xem (trong lúc ngồi chờ ly cafe, hoặc đi dạo trong bệnh viện)
Trên đây chỉ là những phân tích và gợi ý cơ bản nhất. Trong thực tế, phân tích một qui trình có thể phức tạp hơn nhiều.
Mời các bạn đón đọc những bài sau.
Kì 2: Utilization: Một thông số khác về sử dụng lao động của qui trình.
Loạt bài Nhập môn Hosptal Operations:
GIỚI THIỆU HOSPITAL OPERATIONS MANAGEMENT
PS: các ví dụ chỉ mang tính minh hoạ.
- All about better healthcare -
(Share nếu bạn thích, và mong bạn góp ý để chúng tôi có thể làm tốt hơn: phamngoctrungmd@gmail.com)
No comments:
Post a Comment