KÌ 5: TWO-BIN SYSTEM

Nếu bạn thường xuyên trong tình trạng phải chờ dụng cụ, hoặc bạn cảm thấy không biết nên trữ bao nhiêu để không lâm vào tình trạng thiếu dụng cụ, thì two-bin có lẽ là một giải pháp.

1/ Two-bin nghĩa là dụng cụ sẽ được trữ thành 2 lô, mỗi lô có số lượng nhất định. Khi sử dụng hết số dụng cụ trong lô thứ 1, chúng ta sẽ dùng tiếp lô thứ 2, đồng thời báo về bộ phận cung cấp để nạp thêm dụng cụ.

2/ Số lượng dụng cụ trong mỗi lô được dự tính như thế nào? phụ thuộc vào

- thời gian bộ phận cung ứng có thể cung ứng được và tốc độ sử dụng dụng cụ

- thời hạn sử dụng của nguyên vật liệu/ dụng cụ (khả năng out-of-date)

- diện tích cho phép lưu trữ

Ví dụ về việc lưu trữ chỉ phẫu thuật. Giả sử chúng ta có 40 tép chỉ chia thành 2 bin, mỗi bin 20 tép. Trong mỗi bin có 1 tờ thông tin: loại chỉ, số lượng, khoa phòng, địa điểm... Khi dùng hết bin 1, chúng ta sẽ mở bin 2, đồng thời báo về bộ phận tiếp liệu, họ sẽ biết cần phải cung cấp loại chỉ gì, số lượng bao nhiêu, ở đâu...

3/ Cái lợi của two bin system rõ nhất là chúng ta kiểm soát nguyên vật liệu - dụng cụ, thống kê được nhu cầu sử dụng, và cả ứng dụng Pull system (Kanban): một cách thức giúp dự trữ nguyên vật liệu theo nhu cầu sử dụng (ngược lại với Push system: dự trữ theo khả năng sản xuất), sử dụng inventory hiệu quả, hạn chế khả năng hư hỏng dụng cụ - nguyên vật liệu hết date. 

4/ Cái lợi tiếp theo cũng quan trọng không kém: giảm thời gian kiểm đếm. Ai đã từng làm ở phòng mổ chắc cũng biết mất bao nhiêu thời gian để kiểm chỉ phẫu thuật trước giao ca, sau giao ca. Nhìn vào two-bin system, ít nhất là giảm 50% thời gian đếm, vì chỉ cần đếm 1 bin. 

5/ Thử lấy ví dụ khác: ai đã từng phẫu thuật nội soi chắc cũng từng gặp sự cố "hết CO2", vậy là phải gọi nhân viên kỹ thuật đến để thay bình CO2, trong lúc đó: toàn bộ kíp phẫu thuật (khoảng 5-10 người) phải chờ, bệnh nhân vẫn phải duy trì thuốc mê, chưa tính đến chuyện thời gian phẫu thuật kéo dài dẫn đến nhiều nguy cơ khác... thử nghĩ nếu mình có two-bin: có 2 bình CO2 tại chỗ - huấn luyện cho điều dưỡng cách thay bình CO2... thì chắc thời gian chờ đợi sẽ giảm đáng kể, chất lượng phẫu thuật cũng tăng lên. Hoặc bình CO2 có chức năng báo động khi dùng hết 1/2 bình là một giải pháp tối ưu hơn. 

6/ Thử một lúc nào đó đi máy bay, ráng để ý xem họ trữ thức ăn, nguyên liệu, dụng cụ như thế nào, họ kiểm tra để chuẩn bị cho chuyến bay tiếp theo thế nào... hoặc để ý trong cuộc sống hằng ngày, tin chắc các bạn sẽ nhìn thấy rất nhiều two-bin system, hoặc là khả năng ứng dụng two-bin system. 

Quan trọng là: nếu thấy như vậy, các bạn nhớ cho chúng tôi biết nhé.

Tham khảo các bài trước trong loạt bài này:
GIỚI THIỆU HOSPITAL OPERATIONS MANAGEMENT
KỲ 1: NHỮNG THÔNG SỐ CƠ BẢN VÀ SỰ GIỐNG NHAU CỦA QUÁN CAFE & BỆNH VIỆN
KỲ 2: UTILIZATION
Kì 3: IMPLIED UTILIZATION
KÌ 4: INVENTORY - LITTLE'S LAW

- All about better healthcare - 

 (Share nếu bạn thích, và mong bạn góp ý để chúng tôi có thể làm tốt hơn: phamngoctrungmd@gmail.com)