ALL ABOUT BETTER HEALTHCARE: KÌ 4: INVENTORY

Anh bạn tính mở quán cafe nên băn khoăn mướn mặt bằng như thế nào, để bao nhiêu bàn? Ông giữ xe cũng tính nhẩm xem cần bao nhiêu chỗ để xe? Còn ông bác sĩ muốn mở một cái phòng khám cũng tính nhẩm xem cần bao nhiêu chỗ ngồi ở phòng chờ? Bệnh viện muốn mở một khoa sẽ tính xem cần bao nhiêu giường bệnh? với lượng bệnh nhân hiện tại thì số lượng giường có đủ đáp ứng không? nếu thiếu thì thiếu bao nhiêu %? Thử xem bệnh viện sẽ học gì từ quán cafe và bãi giữ xe?

1/ Inventory

Các câu hỏi trên đều liên quan đến Inventory (tạm dịch là kho chứa). Inventory của một qui trình nhiều hay ít tuỳ thuộc vào lượng người/sản phẩm đến và ra khỏi qui trình đó, hay nói cách khác: tuỳ thuộc vào demand và processing time (thời gian giải quyết-chăm sóc-điều trị)

Để tính độ lớn của inventory cần thiết, có thể dùng công thức của Little's law.

(Inventory = Flow rate * Flow time)

Lấy ví dụ:

Tưởng tượng một khoa hậu phẫu nhận trung bình là 10 ca một ngày (demand, flow rate). Trong đó, 80% là những trường hợp trung phẫu, không biến chứng, chỉ cần nằm viện 2 ngày. 20% là những trường hợp đại phẫu, cần nằm lại 5 ngày. Nếu khoa đó có 15 giường bệnh, có đủ không?

Nếu áp dụng định luật Little's Law với công thức

Inventory = Flow rate * Flow time

Trong đó,

Thời gian nằm viện trung bình là 80% * 2 + 20% * 5 = 2.6 ngày (flow time)

Flow rate = 10

có thể tính được số lượng giường cần có trung bình là: 26 giường (inventory).

Nói một cách khác, trung bình có 26 bệnh nhân nằm lại trong khoa (mỗi người một giường), hoặc là 50% trường hợp sẽ có ít hơn hoặc bằng 26 bệnh nhân. Nếu bạn muốn đảm bảo 50% trường hợp sẽ đủ giường cho bệnh nhân, bạn cần 26 giường.

Đương nhiên, các tính toán ở trên đây chỉ tính trung bình thôi, còn nếu muốn tính chính xác thì cần phải thống kê để biết sự phân bố của các biến số như thế nào, khi đó bạn sẽ có thể tìm ra con số cho mục tiêu "90% đủ giường bệnh", hoặc sẽ tính ra: nếu chỉ có 15 giường thì khả năng bệnh nhân phải nằm ghép là bao nhiêu %?

2/ Inventory Turns:

Ông giữ xe chắc chắn là muốn đầu tư một ít tiền cho một bãi đất chứa được 10 chỗ để xe, nhưng mỗi ngày vẫn tiếp nhận được 100 chiếc, còn hơn là có bãi đất chứa được 20 chiếc, nhưng mỗi ngày chỉ tiếp nhận 90 chiếc xe. Nếu cho rằng demand-số người đến bãi xe bằng nhau trong 2 trường hợp, các bạn sẽ nhận ra vấn đề là: các chiếc xe trong trường hợp 1 ở lại bãi xe trong thời gian ngắn hơn (flow time). Ông giữ xe cần phải làm gì để rút ngắn flow time? Có nhiều cách (thử ngồi quan sát tại các bãi xe nhé), nhưng chúng ta hãy quay trở lại bệnh viện: nếu flow time được rút ngắn, thì sẽ tiếp đón được nhiều khách hàng/bệnh nhân hơn, mà không cần phải có một cái inventory quá lớn. Rút ngắn flow time trong bệnh phòng là làm sao bệnh nhân hồi phục nhanh, thủ tục đơn giản, xuất viện nhanh. Đối với bệnh viện, mục tiêu giảm thời gian nằm viện còn liên quan đến chất lượng điều trị - chăm sóc, giảm chi phí... hình như chất lượng cao - chi phí thấp không quá xa vời như mọi người nghĩ.

Cần nhớ Inventory càng lớn thì càng tốn tiền và là kẻ thù - bài toán luôn phải tính tới với bất kì bộ máy - dịch vụ nào. Vì sao?
1/ Chi phí thuê - duy trì inventory
Lấy ví dụ một khoa phòng có 10 giường bệnh sẽ ít tốn kém hơn khoa có 15 giường bệnh bởi chi phí thuê mặt bằng, thuê nhân viên, mua sắm và bảo trì trang thiết bị...
2/ Bảo quản - trữ hàng - thất thoát - hư hỏng trong inventory: nhất là đối với kho dụng cụ, thực phẩm...

Để hình dung hiệu quả sử dụng inventory, các bạn có thể sử dụng inventory turns, tức là inventory được xoay vòng bao nhiêu lần trong một đơn vị thời gian. Ví dụ ông giữ xe ở trên xoay được 10 lần/ngày. Hoặc nếu khoa hậu phẫu ở trên điều trị được 260 bệnh nhân/tháng thì họ đã xoay vòng inventory (26 giường) của họ được 10 lần.

Các bạn thử xem khoa phòng của mình có đáp ứng mục tiêu "đủ giường bệnh" và đang xoay vòng inventory như thế nào nhé? Nếu muốn thư giãn, thử đến một quán cafe và xem họ "xoay vòng inventory" như thế nào, và làm cách nào để giảm flow time? Thử xem họ làm gì, và áp dụng được gì cho bệnh viện. Chúc các bạn một buổi uống cafe vui vẻ.
Chắc các bạn vẫn còn thắc mắc làm sao để xoay vòng inventory nhanh hơn... chờ những bài tiếp theo nhé.

Kì sau: bệnh viện học gì từ một ông bố quản lý tả giấy để không bao giờ hết tả cho con.

Các kì trước:
GIỚI THIỆU HOSPITAL OPERATIONS MANAGEMENT
KỲ 1: NHỮNG THÔNG SỐ CƠ BẢN VÀ SỰ GIỐNG NHAU CỦA QUÁN CAFE & BỆNH VIỆN
KỲ 2: UTILIZATION
Kì 3: IMPLIED UTILIZATION

- All about better healthcare -

(Share nếu bạn thích, và mong bạn góp ý để chúng tôi có thể làm tốt hơn: phamngoctrungmd@gmail.com)